A/A

Slik blir rådmannens lederteam

Prosjektleder og rådmann i nye Lindesnes kommune, Kyrre Jordbakke, har nå bestemt hvordan rådmannens lederteam skal se ut i den nye kommunen.

Rådmannens lederteam skal bestå av tre kommunalsjefer: Samfunn, Oppvekst og Velferd, og assisterende rådmann. De tre kommunalsjefene skal ha ansvar for tjenesteproduksjon og forvaltningsoppgaver, mens assisterende rådmann skal ha særskilt ansvar for de stab- og støttefunksjoner som dreier seg om administrasjon og forvaltning, økonomi og personal.

Prosjektet, der veldig mange av ledere og medarbeidere i de tre kommunene er engasjert, ser nå på hvordan oppgavene skal organiseres under de ulike kommunalområdene og i staben. Vi må samordne organisering og oppgaveløsning fra de tre kommunene, samtidig som vi må se fremover slik at vi yter tjenester som er aktuelle i 2020.

Lederteam

Den administrative ledelsen blir ikke særlig større enn den som er i Mandal i dag, men vi må bygge ut utvikling- og styringsfunksjonene noe, for å etablere en dynamisk organisasjon som kan videreutvikles. Spesielt når det gjelder næringsutvikling, beredskap, miljø og klima, innovasjon og digitalisering, og ikke minst involvering av innbyggere generelt, og barn og unge spesielt. Nå etablerer vi enheter i stab for virksomhetsstyring og økonomi, og for organisasjon og personal, med ledere for hver enhet. Vi vil også etablere flere fagområder i stab, for å kunne oppfylle målene i intensjonsavtalen, og de strategier kommunene allerede har vedtatt.

Vi er nå i prosess for å tilsette i disse lederstillingene. Etter den overordnede fremdriftsplanen skal vi ha dette avklart i november – eventuelt i oktober, om vi klarer det. De som tilsettes tiltrer formelt sett stillingene først i januar 2020, men den nye kommunen bygges gradvis, samtidig som de eksisterende fremdeles fungerer ut 2019. Lederne vil derfor gradvis fylle sine roller fra nå, og utover i 2019.

Rådmennene er avklart

Vi forsøker først å finne nye ledere blant dagens ledere. Vi har lagt opp en trinnvis plan for dette:

1. Avklaring dagens rådmenn
2. Avklaring dagens kommunalsjefer inn mot nye stillinger
3. Avklaring dagens ledere i stab inn mot nye stillinger (vil til en viss grad gå over lengre tid)

Det er bestemt at rådmann i Lindesnes kommune, Rune Stokke, blir assisterende rådmann i den nye kommunen. Rådmann i Mandal, Irene Lunde, og rådmann i Marnardal, Kjell Rune Olsen, vil bli tildelt oppgaver i rådmannens stab.

Jobber videre med kommunalsjefstillingene

I henhold til omstillingsavtalen tilsetter rådmannen sin ledergruppe, og fagforeningene har utpekt en tillitsvalgt til å bistå i prosessen. I tillegg er det leid inn ekstern konsulent som bistår blant annet med gjennomføring av kartleggingssamtaler og intervjuer.

Jeg håper at vi gjennom denne prosessen har kommunalsjefene, og noen av lederstillingene i stab, klar i løpet av oktober. Deretter går vi videre med å avklare andre ledere i tjenesteområdene og stab. Arbeidet med de neste nivåene i organisasjonen starter når overordnet ansvarsfordeling mellom kommunalområdene er på plass.

Fellesnemnda blir orientert om status for dette arbeidet i møte 12. oktober.

Skal ta godt vare på alle

Det er nå mange prosesser som skjer parallelt, og det er mange viktige avgjørelser skal tas. Det er en utfordrende prosess for mange av oss. Våre ledere har ansvar for å drive tjenestene som normalt, samtidig som de må rigge seg for ny kommune, og er i en situasjon hvor de vurderes mot stilling i ny kommune.

- Det er viktig for meg å signalisere min innstilling til at vi som arbeidsgiver og ledere skal ta godt vare på alle. Det innebærer at jeg, så langt det er mulig, vil legge til rette for at hver enkelt av mine (fremtidige) ledere og medarbeidere så raskt som mulig ser for seg en god situasjon i ny kommune.

Hektisk tid i prosjektet

I månedens nyhetsbrev kan du lese om at det nå er mange prosesser i gang i prosjektet nye Lindesnes, og at en del avgjørelser skal tas i tiden som kommer. Blant annet tilsetting av ledere (kommunalsjefer) for tjenesteområdene, og ledere i stab/støtte/utvikling, er nå i prosess.

Et viktig prinsipp når vi bygger nye Lindesnes kommune, er at ansatte, innbyggere og folkevalgte får relevant informasjon om prosessen. Et ledd i dette arbeidet er at alle ansatte får nyhetsbrev på e-post månedlig. Nyhetsbrevet publiseres på nettsiden til nye Lindesnes under "aktuelt" og det legges i kategorien "For ansatte".

ØNSKER DU Å LESE PROSJEKTLEDER KYRRE JORDBAKKES NYHETSBREV FOR SEPTEMBER MÅNED, KAN DU GJØRE DET HER.

Foreslår å lokalisere Nav i Mandal

Delprosjektet for Nav nye Lindesnes anbefaler å lokalisere Nav-kontoret i nye Lindesnes i Mandal.

Delprosjekt Nav ble etablert i februar 2018. Frem til nå har prosjektgruppen gjennomført kartleggingsarbeid hvor alt fra antall ansatte ved Nav-kontorene, til antall sosialhjelpsmottakere og utbetaling av kommunale og statlige tilskudd har blitt kartlagt og systematisert.

Videre har de analysert tallene i kartleggingen og har vurdert fire ulike løsninger for Nav nye Lindesnes:
- Nav kontoret lokaliseres i Lindesnes eller Marnardal.
- Nav-kontoret lokaliseres til Mandal med fullt drop-in servicenivå i Marnardal og Lindesnes.
- Nav-kontoret lokaliseres til Mandal.
- Fagmiljø i de tre eksisterende kontorene.

Flere brukere i Mandal

Med bakgrunn i kartleggingen har delprosjektet etter en helhetlig vurdering konkludert med at det mest hensiktsmessige er at Nav i nye Lindesnes samles i ett Nav-kontor, og at Nav-kontoret lokaliseres i Mandal. Mandalskontoret har så stor portefølje og nærhet til flertallet av brukere og samarbeidspartnere at det vil få uakseptable konsekvenser å lokalisere kontoret et annet sted. Delprosjektet skal se videre på service og organisering av tjenestene i den nye kommunen – digitale tjenester, møteplasser/oppsøkende virksomhet, samarbeid med øvrige kommunale virksomheter osv.

Valget er begrunnet i at:

- Mandalskontoret har betydelig større andel brukere med oppfølging enn de andre Nav-kontorene.
- Mandalskontoret har betydelig flere besøk (brukere) enn de andre Nav-kontorene.
- Mandalskontoret har mer kontakt med virksomheter enn de andre Nav-kontorene.
- Det er flere bedrifter i Mandal.
- Mandalskontoret har betydelig flere planlagte møter enn de andre Nav-kontoret.

Fredag var delprosjektleder Sissel Wiig tilstede i fellesnemnda hvor hun orienterte om delprosjektets anbefaling. 

- Det er en god og hensiktsmessig lokalisering med tanke på å nå målsetningen i Stortingsmelding 33 om «Større og mer robuste Nav-kontor, sier Wiig.

Delprosjektet mener lokaliseringen til Mandal er god og hensiktsmessig for å oppnå målsettingen om effektivisering og ressurs-optimalisering.
Styringsgruppen for Nav-prosjektet består av Kyrre Jordbakke (prosjektleder nye Lindesnes), Elisabeth Blørstad (Nav-direktør i Agder), delprosjektleder Sissel Wiig (Nav Mandal), samt to tillitsvalgte og hovedverneombud. Det er Blørstad og Jordbakke som har beslutningsmyndighet, og de må komme til enighet. Styringsgruppen har vedtatt prinsippene i delprosjektets anbefaling.

Anbefalingen vil bli forankret i fellesnemnda, bystyret og kommunestyrene.

Veien videre

Delprosjektet går videre til neste fase i prosjektet, gjennomføringsfasen, etter møte i styringsgruppen 1. november. Det innebærer at det vil bli etablert flere arbeidsgrupper - blant annet en arbeidsgruppe som skal se på lokalisering, bygg og fysisk utforming. Det skal også pekes ut satsingsområder, mål og strategier for det nye Nav-kontoret, og en leder skal ansettes. I de videre fasene vil også ansatte og innbyggere involveres i større grad.

Oppstart av nytt Nav-kontor er avhengig av lokaliteter og andre delprosjekter. Men fremdriften kan tilpasses oppstart tidligere enn 01.01.2020.

 

Historisk valg over to dager

Fredag vedtok fellesnemnda at det historiske kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2019 skal ha to valgdager og at åpningstidene i stemmelokalene skal være like i dagens tre kommuner.

Det er de sentrale stemmelokalene i dagens tre kommuner som i tillegg til valgdagen, mandag 9. september, også skal ha åpent søndag 8. september.

Mandal hadde ved stortingsvalget i 2017 for første gang valg over to dager ved at bystyresalen var åpen søndag kl.13-17. Erfaringene fra dette er gode.

- Bakgrunnen for at vi hadde valg over to dager var erfaringer med mye kø på valgdagen (mandag), og et ønske om å yte bedre service og øke tilgjengeligheten. Alternativet var å flytte valglokalet fra bystyresalen til en idrettshall, men det ble forkastet fordi bystyresalen anses som et mer verdig lokale, opplyste Trine Merete Vasby som deltar i delprosjektet Valg 2019, som har ansvaret for gjennomføringen av valget.

I bystyresalen tok kommunen tok imot 860 stemmer i løpet av søndagen og 1.925 mandagen, og avviklingen i stemmelokalet på mandagen gikk lettere i lokalet. I 2015 var stemmetallet på den ene valgdagen i bystyresalen 2.650, og det var da kommunen erfarte at mottakskapasiteten var for liten.

- Da vi hadde åpent to dager fikk vi bare positive tilbakemeldinger og erfarte at særlig eldre og barnefamilier valgte å stemme på søndagen. Mange eldre hadde lettere for å få hjelp av familien til å komme seg til stemmelokalet på søndagen, og barnefamilier valgte å legge søndagsturen innom stemmelokalet, og hadde barna med seg, sier Vasby.

Det ble også vedtatt at alle stemmelokalene skal ha lik åpningstid.

Endrer ikke kretsinndelingen

Kretsinndelingen ved valget i 2019 endres ikke, og valget gjennomføres som det pleier.

Ved kommunestyrevalget 2019 er nye Lindesnes kommune delt inn i følgende 10 valgkretser: Mandal sentrum, Ime, Frøysland, Holum, Nyplass, Vigmostad, Spangereid, Øyslebø, Laudal og Bjelland.

Les mer om delprosjekt Valg 2019 her

Og mer om valget her.

 

Tenker nytt om innbyggertorv

Delprosjekt Servicetjenester skal blant annet foreslå hvordan den nye kommunens tjenestetorv/innbyggertorv skal være. Målet er å skape en levende møteplass som innbyggerne ønsker å benytte seg av. 

I delprosjekt Servicetjenester er det opprettet fire arbeidsgrupper: Post og arkiv, Innbyggertjenester, Politisk sekretariat og Internkontroll og informasjonssikkerhet. Delprosjektleder Janne Margrethe Heddeland (i midten) forteller at alle arbeidsgruppene nå er ferdig med å kartlegge status i dagens kommuner, og at de er nå i en fase hvor de skal vurdere ulike løsninger som kan danne grunnlag for en anbefaling for den nye kommunen. Kartleggingen viser at det er noe ulikheter i de tre kommunene, men at mye er likt. 

- Dagens ulike løsninger må drøftes opp mot de løsninger man ser for seg i en ny kommune, forklarer Janne.

Som delprosjektleder er Jannes ansvar å holde fremdrift i delprosjektet og arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene består av ansatte fra de tre kommunene som i dag jobber innen de ulike fagfeltene. De bruker sin erfaring og kompetanse i arbeidet med å finne ut hvordan det bør være i den nye kommunen.

- Jeg opplever at de jobber og samarbeider godt i arbeidsgruppene. De har god takhøyde og humor. Det er ikke alltid de er enige, men de har gode diskusjoner, og folk tenker veldig lite på sin gamle kommune. De er interessert i å bygge en ny og god kommune, forteller Janne.

Tenker nytt 

I de tre kommunene er det i dag noe ulikt hvilke tjenester som gis til innbyggerne på kommunenes tjenestetorv eller servicekontor. En av funksjonene som allerede i dag er samkjørt og felles for de tre kommunene, er skatteoppkreveren som tidligere i år ble lokalisert på tjenestetorvet i Mandal.

Delprosjektet skal komme med forslag til hva tjenestetorv/innbyggertorv i den nye kommunen skal inneholde, og hvordan det skal organiseres. De må også vurdere om det skal hete innbyggertorv, tjenestetorv, servicekontor eller noe helt annet – og arbeidet er godt i gang.

- Vi prøver å tenke nytt. Det er ikke slik at det nødvendigvis skal være som i dag i form og innhold. Målet er å klare å lage møteplasser som er så bra at de blir levende plasser folk ønsker å komme til, og som skaper tilhørighet og liv sentrale steder – som beskrevet i intensjonsavtalen. Skal vi få det til, må vi tenke nytt og være kreative. Vi ønsker at alle innbyggere, barn og unge til eldre finner det naturlig å besøke kommunens tjenestetorv/innbyggertorv, forklarer Heddeland som mener slike møteplasser også vil bidra til å gjøre kommunen mer attraktiv. 

Samkjører rutiner

Arbeidsgruppen Politisk sekretariat skal blant annet vurdere hvor mye ressurser som trengs for å håndtere oppgaven til politisk sekretariat i den nye kommunen. 

- Hvor mye som kreves avhenger av administrativ og politisk organisering, og hvor mange råd og utvalg den nye kommunen skal ha. Dette er ting som ennå ikke er avklart. Det videre arbeidet avhenger av det, forklarer Janne.

Arbeidsgruppen Internkontroll og informasjonssikkerhet er ferdig med å kartlegge kommunenes ulike systemer og verktøy på området, og har allerede avgjort at den nye kommunen skal benytte seg av dagens verktøy i Mandal og Marnardal. 

- Innen de ulike fagområdene er det i dag mange ulike rutiner og verktøy. Fagområdene må nå selv finne ut hvilke systemer og rutiner de skal ha i den nye kommunen, og så må vi koordinere arbeidet og samordne systemene og rutinene. Eksempelvis må skolene finne ut hvilke rutiner de skal ha mot mobbing, og helse må finne ut hvilke rutiner de skal ha for medisinering. Så må arbeidsgruppen her sørge for at de har et dataprogram å legge det inn i, og at det finnes et avvikssystem. Det skal se likt ut i hele den nye kommunen, og det er en stor jobb, forteller delprosjektlederen. 

De er stor oppmerksomhet på informasjonssikkerhet for tiden, og ny lov om personvern har krevd at kommunene har jobbet mye med dette. Arbeidsgruppen skal komme frem til et felles system for informasjonssikkerhet for nye Lindesnes.

 

Nye Lindesnes

Besøksadresse:

Mandal kommune, rådhuset
Ytre Sandgate 25a

Postadresse:

Nye Lindesnes c/o Mandal kommune
postboks 905
4509 Mandal

Epost:

Kontakt oss

Prosjektleder
Leder av fellesnemnda
Tillitsvalgte

Spørsmål eller innspill?

Har du spørsmål eller innspill til kommunesammenslåingen?
Da vil vi gjerne høre fra deg.

Send oss en e-post